De la Oferte finalizate la facturi – Cum funcționează facturarea ExusTrans
Fluxul de facturare ExusTrans este conceput pentru a elimina erorile manuale, a preveni disputele și a furniza documentație financiară clară pentru toate serviciile de transport finalizate.
Prezentare generală a fluxului de facturare ExusTrans
Fiecare factură pe ExusTrans este generată pe baza datelor verificate din platformă. Astfel, în facturare sunt incluse doar cursele de transport finalizate și confirmate.
- 🚛 Comanda de transport este finalizată
- 💬 Oferta este confirmată în chat
- 📁 Oferta este stocată ca Ofertă finalizată
- 🧑💼 Administratorul verifică perioada de facturare
- 🧾 Factura este generată
- 📄 PDF-ul este emis și arhivat
Pasul 1: Ofertele de transport sunt finalizate în chat
După încheierea livrării, ambele părți confirmă finalizarea în sistemul de chat ExusTrans. Această confirmare reprezintă încheierea oficială a serviciului de transport.
- 📱 Confirmarea se face în chat
- 📦 Statusul livrării este verificat
- 💬 Prețul final și costurile sunt confirmate
- 🔒 Înregistrarea este blocată pentru facturare
Doar ofertele confirmate integral de ambele părți pot trece la etapa de facturare.
Pasul 2: Ofertele finalizate sunt stocate ca Oferte finalizate
După confirmare, fiecare transport finalizat este salvat în sistem ca Ofertă finalizată. Această înregistrare devine referința financiară oficială pentru facturare.
- 📌 Locație: Profilul meu → Oferte finalizate
- 🧾 Prețul final convenit
- 🛣️ Taxe de drum și extra-costuri aprobate
- 📍 Ruta și detaliile livrării
- 🕒 Marcaj temporal al finalizării
Ofertele finalizate nu pot fi editate după confirmare. Acest lucru garantează integritatea facturării și previne modificările retroactive.
Pasul 3: Validare și pregătire pentru facturare
Înainte de generarea facturii, sistemul validează automat toate Ofertele finalizate pentru a asigura consistența datelor.
- 🔍 Verificarea statusului de finalizare
- 📄 Validarea prețurilor și a costurilor
- 🏢 Verificarea datelor companiei
- 💶 Verificarea TVA și a țării
- ⚠️ Detectarea informațiilor lipsă
Ofertele care nu trec validarea sunt excluse temporar până la corectare.
Pasul 4: Administratorul generează facturi de două ori pe lună
Facturile pe ExusTrans sunt generate de administratori conform unor cicluri fixe de facturare. Acest lucru garantează perioade contabile predictibile.
- 📅 Perioada 1: 1 – 14 ale lunii
- 📅 Perioada 2: 15 – sfârșitul lunii
- 📊 Sunt incluse doar Ofertele finalizate validate
- 🧠 Grupare automată per client și transportator
Acest proces centralizat de generare asigură consecvență și conformitate cu reglementările.
Pasul 5: Calcul automat al comisionului
ExusTrans aplică un comision standard de platformă pentru serviciile transportatorilor. Acest comision este calculat automat și transparent.
- 🧮 Rată standard: 20%
- 📌 Aplicat la prețul net al transportului
- ✅ Inclus în factura către client
- 📄 Vizibil în documentele de facturare
Acest sistem previne prețurile incorecte și asigură că transportatorii își calculează întotdeauna corect ofertele.
Pasul 6: Regulile de TVA și impozitare sunt aplicate automat
În timpul creării facturii, sistemul stabilește tratamentul corect al TVA pe baza locației companiei și a datelor de înregistrare.
- 🇧🇪 TVA belgian (21%) când este aplicabil
- 🇪🇺 Taxare inversă în UE
- 🌍 În afara UE – în afara sferei de aplicare
- 📑 Referințe legale adăugate
Acest proces asigură că facturile sunt conforme cu reglementările belgiene și europene.
Pasul 7: Facturile PDF sunt generate
După calcul și validare, ExusTrans generează automat facturi PDF conforme din punct de vedere legal.
- 🧾 Număr unic de factură
- 🏢 Identificarea companiei
- 💶 Defalcare de preț
- 📑 Mențiuni privind TVA
- 📆 Data emiterii și perioada
Aceste documente PDF sunt potrivite pentru contabilitate, audituri și raportare financiară.
Pasul 8: Accesarea și descărcarea facturilor
Toate facturile generate sunt stocate în siguranță în conturile utilizatorilor și rămân accesibile oricând.
- 👤 Locație: Profilul meu → Facturi
- ⬇️ Descărcare PDF cu un singur click
- 📊 Urmărirea statusului facturii
- 📁 Arhivă istorică
Utilizatorii sunt încurajați să descarce și să arhiveze facturile pentru propriile evidențe contabile.
Beneficiile sistemului de facturare ExusTrans
Fluxul automat de facturare oferă avantaje semnificative atât pentru clienți, cât și pentru transportatori.
- ✅ Reducerea volumului de muncă administrativă
- ✅ Prețuri transparente
- ✅ Risc mai redus de dispute
- ✅ Documentație pregătită pentru audit
- ✅ Cicluri de facturare predictibile
❓ Întrebări frecvente (FAQ)
Când devine o ofertă o Ofertă finalizată?
O ofertă devine Ofertă finalizată după ce transportul este finalizat și ambele părți confirmă livrarea în chat.
Unde pot vedea Ofertele mele finalizate?
Puteți găsi toate cursele finalizate în Profilul meu → Oferte finalizate.
Pot edita o Ofertă finalizată după confirmare?
Nu. Ofertele finalizate sunt blocate după confirmare pentru a asigura o facturare transparentă și fiabilă.
Cât de des sunt generate facturile?
Facturile sunt generate de două ori pe lună: de la 1 la 14 și de la 15 până la sfârșitul lunii.
Cine generează facturile?
Facturile sunt generate de administratorii ExusTrans folosind date verificate din Ofertele finalizate.
Sunt incluse toate ofertele finalizate în următoarea factură?
Da. Toate Ofertele finalizate validate din perioada de facturare sunt incluse în următoarea factură.
Cum se aplică comisionul de 20%?
Comisionul este calculat automat pe prețul net al transportatorului și este inclus în factura finală.
Când se calculează TVA?
TVA este calculată automat în timpul generării facturii, pe baza locației companiei și a datelor de înregistrare TVA.
Când este creată factura PDF?
Facturile PDF sunt generate imediat după finalizarea și aprobarea ciclului de facturare.
De unde pot descărca facturile mele?
Toate facturile sunt disponibile în Profilul meu → Facturi și pot fi descărcate oricând.
Ce se întâmplă dacă Oferta mea finalizată conține informații incorecte?
Ar trebui să contactați imediat suportul ExusTrans. Corecțiile pot fi făcute doar înainte de generarea facturii.
De ce lipsește Oferta mea finalizată din factură?
O Ofertă finalizată poate fi exclusă dacă este incompletă, în curs de verificare sau îi lipsesc datele obligatorii.
Pot primi facturi mai des?
Nu. Facturile sunt emise conform ciclurilor fixe de facturare pentru a asigura o contabilitate consecventă.
Cât timp sunt stocate facturile pe ExusTrans?
Facturile sunt stocate în siguranță în contul dvs. și rămân disponibile în conformitate cu cerințele legale de păstrare.
Trebuie să păstrez propriile copii ale facturilor?
Da. Utilizatorii sunt responsabili pentru descărcarea și arhivarea facturilor pentru propriile evidențe contabile și fiscale.
Concluzie
De la confirmarea în chat până la livrarea PDF-ului final, ExusTrans gestionează întregul flux de facturare într-un mod structurat și transparent. Folosind Ofertele finalizate ca sursă unică de adevăr, aplicând automat comisionul și regulile de TVA și generând documente conforme, platforma asigură o facturare fiabilă pentru toți utilizatorii.
eXus Dev